Культура общения по электронной почте
Многое в жизни познаётся только на работе и при реальных задачах. В школе и институте многих из нас учили культуре общения, письма, поведения за столом, разговора по телефону или поведения в присутствии дам.
Есть в нашей жизни ещё один форм-фактор общения между людьми – это электронная почта.
Правилам этикета при общении по электронной почте посвящён буклет «Культура общения по электронной почте», выпущенный библиотекарем Гуманитарного центра О. Фальковой.
Простые правила общения по электронной почте.
Сегодня довольно сложно найти компанию, которая в своей практике межличностных коммуникаций не использовала достижения НТП: электронную почту, ICQ, факс, мобильную связь. И если, мы в большей степени имеем представление о правилах деловой переписки, телефонного разговора, то о том, как вести себя в сети Интернет, мало кто имеет представление. А ведь, и здесь существуют определенные правила.
Регулярно читайте свою почту. Отвечайте на письма не позже чем на следующий день. Если обращение поступило от незнакомого человека и оно обосновано, то следует ответить в течение трех суток.
В поле «Тема» нужно отразить суть письма с учетом того, как его может воспринять адресат. Пишите грамотно.
Не отправляйте письма, написанные «под горячую руку». Перечитайте их в спокойном состоянии. Внимательно относитесь к заполнению полей «Кому» и «Копия», чтобы текст письма или чужой электронный адрес не попали тем, кому они не предназначены.
Цитируйте в своем письме оригинальное сообщение вобъеме, достаточном для того, чтобы можно было правильно восстановить контекст данного ответа.
Используйте подпись: указывайте несколько способов связи (обычно это номера телефонов и факса). Не отправляйте с письмом большие файлы.
Всю входящую почту необходимо проверять антивирусной программой Не читайте письма, пришедшие от неизвестных отправителей. Не открывайте вложения, полученные от неизвестного вам отправителя. Не посылайте по электронной почте информацию секретного или личного характера. Если вы просите что-либо, не забывайте говорить «пожалуйста». Аналогично, если некто делает что-нибудь для вас, никогда не бойтесь сказать «спасибо».
Для компенсации эмоциональной недостаточности можно использовать «смайлики», но не в деловой переписке.
В тексте сообщения не следует использовать прописные буквы, так как ТЕКСТ, ВЫДЕЛЕННЫЙ ТАКИМ ОБРАЗОМ, рассматривается как «крик».
Обращаться к незнакомым людям по электронной почте можно только в том случае, если адрес был опубликован его владельцем. Отправка незатребованной корреспонденции является нарушением правил сетевого этикета и называется электронным спамом. При неполучении ответа от незнакомых людей повторять обращение не следует.